마이크로소프트의 오피스는 다양한 툴들이 포함되어 있습니다.

파워포인트, 아웃룩, 워드, 엑셀, 원노트 등등.

이 중에서 직장인들이 가장 많이 사용되는 것은 아마 워드와 파워포인트가 아닐까 합니다.

엑셀도 많이 사용되고 있지만, 아무래도 조금은 전문적인 프로그램이라 일반 직장인들이 주로 사용하지는 않습니다.

사실 오피스 프로그램은 하나의 프로그램으로 여러 가지 기능(다른 프로그램의 주요 기능)을 나름대로 구현할 수 있습니다. 즉, 워드로 PT자료를 만들거나, 간단한 수식이 있는 표나 그래프를 만들 수도 있고, 파워포인트를 이용하여 소설을 쓸 수도 있습니다.^^

어떤 이는 엑셀을 이용하여 텍스트 기반의 보고서를 만들기도 하구요.

다 가능합니다.^^

그래도 프로그램이 만들어진 원래의 목적에 맞도록 기능을 사용하는 것이 가장 효율적이고 좋은 결과물을 만들어 내겠죠.

워드는 텍스트가 주인 문서를 만들고, 논문을 쓰고, 보고서를 만드는 등에 활용하면 효과적인 것이고, 엑셀은 복잡한 수식과 그래프를 통해 의미 있는 분석을 하기 위해 사용하고, 파워포인트는 보고자료를 좀 더 시각적으로 전달하기 쉽게 만드는 것이 그 목적이라고 할 수 있습니다.

따라서, 파워포인트로 할 수 있는 것은 다른 사람에게 자신의 생각, 논리를 설득하기 위한 보고자료를 글과 이미지, 그리고 동영상을 통해 전달할 때 유용하다고 할 수 있을 것입니다.

이런 관점에서 봤을 때 파워포인트로 만들 수 있는 것을 몇 가지 그룹으로 나눠볼 수 있을 것입니다. 이렇게 나누는 것은 하나의 프레젠테이션 자료를 만들 때 그 목적이 무엇이냐에 따라 양식, 즉 레이아웃이 달라지게 되고, 그러면 각 페이지를 어떻게 구성할 것인지도 달라지기 때문입니다.

그동안 습관적으로 필요에 따라 적당하게 구성을 하여 사용하고 있겠지만 간단히 정리해 보면 다음과 같이 나눌 수 있을 것입니다.

• 빔프로젝트나 모니터 등을 활용한 보고서 또는 제안서
  프레젠테이션 자료는 대부분 발표자를 통해 설명되고, 빔프로젝트나 모니터 등을 통해 자료를 보게 됩니다.
  발표자에 집중하도록 해야 하기 때문에 화면에는 중요한 단어, 이미지, 그래프 등을 중심으로 구성하고, 관련 설명을 발표자의 설명을 통해 전달합니다.
  따라서, 프레젠테이션 내용은 단순하고 요점만 정리해서 표현합니다.
  애니메이션을 포함해도 좋습니다.
• 인쇄를 통한 보고용
  인쇄물의 형태로 전달되는 경우를 말합니다.
  이런 경우는 많은 경우가 발표자가 없이 자료를 통해 자료를 보는 사람이 자료를 통해 직접 내용을 이해하거나, 발표자가 있다고 하더라도 프레젠테이션 파일에 집중하게 되는 경우입니다.
  따라서, 좀 더 자세한 설명이 필요합니다.
  즉, 그래프나 표, 이미지 등으로 구성된 내용과 함께 이에 대한 설명이 같이 포함되어 있어야 합니다.
  특히, 설명은 자세하면 좋지만 너무 장황하지 않게 써져야 하며, 중요한 단어나 문구는 강조해도 좋습니다.
  애니메이션은 포함하면 안 됩니다.
• 동영상 교육용
  동영상 교육을 위한 프레젠테이션의 본문 내용은 강의의 내용이나 강의 스타일에 따라 다양한 형태로 구성할 수 있습니다. 화면을 통해 보는 것이기 때문에 글자나 표 등이 너무 작지 않게 만드는 것이 중요합니다.
  그리고, 일반적으로 동영상 교육 화면에는 교안 내용과 함께 강사가 같이 나오는 경우가 많습니다. 이 경우 강사의 위치가 교안의 내용을 가리지 않도록 프레젠테이션 자료의 오른쪽 일부에는 내용을 만들지 않는 것이 중요합니다.

이 외에도, 다양한 형태로 만들 수 있는데 중요한 것은 전달하고자 하는 내용을 전달받는 사람이 쉽고 원활하게 이해할 수 있도록 한다는 원칙을 지키는 것이 무엇보다도 중요한 요인이라고 보면 될 것 같습니다.